ปัจจุบัน โลกก้าวเข้าสู่ยุคโลกาภิวัตน์อย่างเต็มตัว เทคโนโลยีต่าง ๆ จึงถูกนำมาช่วยทุ่นแรงและเพิ่มประสิทธิภาพในที่ทำงาน หนึ่งในสิ่งที่ได้รับความนิยมในแทบจะทุกองค์กร และจำเป็นมาก ๆ โดยเฉพาะสำหรับงาน Back Office คือ “ซอฟต์แวร์จัดเก็บเอกสาร” โซลูชันที่ถูกพัฒนาขึ้นมาเพื่อกำจัดจุดอ่อนและเพิ่มขีดความสามารถในการทำงานเอกสารที่ดูเผิน ๆ เหมือนจะง่าย แต่ความจริงมีรายละเอียดที่ต้องคำนึงถึงเป็นจำนวนมาก และยากต่อการจัดการ สำหรับองค์กรไหนที่ยังลังเลว่าจะใช้วิธีการจัดเก็บและจัดการเอกสารในออฟฟิศแบบเดิมต่อไป หรือควรเปิดใจใช้เทคโนโลยี เราขอให้อ่าน 3 เหตุผลดี ๆ เหล่านี้ก่อนเลยเพื่อประกอบการตัดสินใจ
ปลอดภัย มั่นใจว่าข้อมูลไม่หายหรือรั่วไหล
สิ่งสำคัญอันดับแรกของงานเอกสารคือเรื่องความปลอดภัย ปลอดภัยในแง่ไหน? ก็ในแง่ของการรักษาความลับของบริษัทและข้อมูลส่วนตัวของบุคลากรในองค์กรไม่ให้ตกอยู่ในมือของบุคคลที่สามจนนำไปหาประโยชน์ได้ และปลอดภัยจากภัยธรรมชาติหรือเหตุไม่คาดฝันที่อาจทำให้เอกสารสูญหายหรือเสียหาย ซึ่งหากเป็นฉบับกระดาษจะยากต่อการกู้คืน การใช้ซอฟต์แวร์จัดเก็บเอกสารสำหรับองค์กรเป็นการเปลี่ยนเอกสารมาจัดเก็บในรูปแบบไฟล์ดิจิทัล ข้อมูลจะซิงค์อยู่บนคลาวด์ที่มีความเสถียรสูงและมีระบบรักษาความปลอดภัยดีเยี่ยมตามมาตรฐานสากล ไม่ต้องกังวลว่าไฟล์จะหายหรือถูกโจรกรรมทางอินเทอร์เน็ต
สะดวก ง่าย ไม่ปวดหัว
อีกหนึ่งข้อดีของซอฟต์แวร์จัดเก็บเอกสารคือเรื่องความสะดวก ซึ่งแบ่งย่อยออกเป็นความสะดวกหลายแบบด้วยกัน ไม่ว่าจะเป็น
- ค้นหาเอกสารสะดวก ไม่ต้องวุ่นวายกับตู้เอกสารขนาดใหญ่หรือกองเอกสารเป็นตั้ง ๆ อีกต่อไป เพราะสามารถเสิร์ชหาจากระบบได้เลย
- หากใช้งานเสร็จแล้วก็ไม่ต้องปวดหัวกับการจัดเก็บเข้าหมวดหมู่ของตู้ที่อาจเกิดความผิดพลาดแล้วทำให้หาเอกสารที่ต้องการไม่เจอได้ในอนาคต
ประหยัดต้นทุนและเวลา
และข้อดีอีกหนึ่งอย่างที่จะพลาดไม่ได้เลยก็คือ ซอฟต์แวร์จัดเก็บเอกสารช่วยให้องค์กรประหยัดต้นทุน ทั้งต้นทุนด้านเวลา งบประมาณ และค่าจ้างพนักงาน
- ประหยัดต้นทุนด้านการจัดเก็บและดูแลเอกสารอันเนื่องมาจากปริมาณเอกสารที่เพิ่มขึ้นทุกวัน ประหยัดค่าเสื่อมการลงทุนเครื่องถ่ายเอกสารและการบำรุงรักษาตู้และห้องเก็บเอกสาร
- ประหยัดเวลาในการค้นหาและจัดเก็บ ช่วยลดการทำงานซ้ำซ้อน เพียงเสิร์ชหาก็เรียกดูได้เลย
- ลดการจ้างพนักงานบางตำแหน่งลงได้ เพราะเอกสารถูกจัดเก็บโดยซอฟต์แวร์ ทำให้พนักงานเดิมที่มีอยู่มีเวลาทำงานส่วนอื่นมากขึ้น
ได้รู้กันไปแล้วว่าซอฟต์แวร์จัดเก็บเอกสารมีประโยชน์ต่อองค์กรและช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้อย่างไรบ้าง แม้จะดูเหมือนเป็นส่วนเล็ก ๆ ท่ามกลางการทำงานที่ใหญ่ของหลากหลายแผนก แต่ถ้าหากพื้นฐานดี การทำงานในส่วนอื่นก็จะง่ายและเป็นระบบตามไปด้วย หากองค์กรไหนที่สนใจ สามารถค้นหาผู้ให้บริการที่มีคุณภาพและน่าเชื่อถือได้เลย
